Con l’introduzione dell’obbligo di fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione si rende necessaria anche la conservazione sostitutiva delle stesse. In particolare:
La conservazione sostitutiva, in breve, si può definire come un procedimento previsto dalla normativa che permette di archiviare digitalmente dei documenti in formato elettronico (nel caso di Fatture PA il formato XML) in grado di garantirne la loro validità legale nel tempo (delibera CNIPA 11/2004).
La fattura elettronica viene trattata mediante due tecniche digitali speficiche: la firma digitale e la marca temporale.
La Firma Digitale è il metodo con il quale qualsiasi documento digitale viene reso immutabile nel tempo. Utilizzando questa tecnica è facilmente individuabile un’eventuale alterazione del contenuto.
La Marca Temporale, è il metodo con il quale a qualsiasi documento digitale viene apposta una data ed un’ora specifica. Utilizzando questa tecnica il documento risulta timbrato con data “certa”.
Come per le fatture di tipo cartaceo, anche per le fatture in forma elettronica sussiste l’obbligo di conservazione. Il legislatore, prevede comunque la possibilità di archiviare digitalmente soltanto le fatture elettroniche e mantenere un archivio cartaceo per quelle tradizionali.
Al momento la normativa di riferimento è riportata nel D. Lgs. 52/2004 dispone, anzitutto, nell’art. 39, comma 3, DPR 633/72 (come modificato ex art.2 D.Lgs. 52/04).